Het register voor werktijdregeling voor extra's 
- Wie staat in het register voor werktijdregeling ?
- Hoe moet het register ingevuld worden ?
- Waar moet het register voor werktijdregeling bijgehouden worden?
- Kan een extra in meerdere registers vermeld worden ?
- Het bewaren van het register
- Het register voor werktijdregeling is een sociaal document.
- Hoe aanvragen?
Het register voor werktijdregeling voor extra's
1. Wie staat in het register voor werktijdregeling?
Onder gelegenheidswerknemer, ook "extra" genoemd, dient verstaan te worden een werknemer die gedurende maximaal twee opeenvolgende dagen verbonden is met eenzelfde werkgever, door een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of door een arbeidsovereenkomst voor een duidelijk omschreven werk.
Dit register voor werktijdregeling moet verplicht bijgehouden worden voor iedere gelegenheidswerknemer, of “extra” aangegeven aan de RSZ met vermelding van een dagblok.
Gelegenheidswerknemers worden occasioneel in de onderneming tewerkgesteld, bijvoorbeeld om het hoofd te bieden aan een toevallige vermeerdering van werk, voor de vervanging van een afwezige werknemer enz. De gelegenheidswerknemers behoren bijgevolg niet tot de vaste personeelsbezetting. Het is wel mogelijk dat, telkenmale er een buitengewone vermeerdering van werk is, de horecauitbater beroep doet op dezelfde extra.
2. Hoe moet het register ingevuld worden?
Elke keer wanneer u voor een extra het beginuur en het dagblok aangeeft, moet u dit register invullen. Bij ontvangst vult u op de kaft de gegevens van uw onderneming in. Een register bestaat uit twee delen:
DEEL A (roze identificatieformulieren) bestaat uit 1 vast roze formulier en 2 witte doorslagen
Bij de eerste tewerkstelling wordt een roze formulier ingevuld met alle gegevens van de werknemer. Belangrijk hierbij is dat het rijksregisternummer wordt vermeld (zie keerzijde identiteitskaart). Het identificatieformulier wordt zowel door werknemer als werkgever ondertekend.
De eerste doorslag van het identificatieformulier wordt onmiddellijk doorgestuurd per brief of fax naar :
Waarborg en Sociaal Fonds Horeca
Anspachlaan, 111 Bus 4
1000 BRUSSEL
Fax : 02/513.89.54
De tweede doorslag kan doorgestuurd worden naar het sociaal secretariaat.
DEEL B (gele werktijdregelingsformulieren) bestaat uit 1 vast geel formulier en 2 witte doorslagen
Bij iedere tewerkstelling in de loop van de kalendermaand, vermeldt de werkgever de naam van de werknemer en het nummer van zijn identificatieformulier. Volgens de dag van de maand waarop hij tewerkgesteld werd, vermeldt men achter
A : Begin van de arbeidsperiode, d.w.z. aanvangsuur;
B : Einde van de arbeidsperiode, d.w.z. het uur dat hij de onderneming verlaat;
C : Tijdstip en duur van de rusttijden in de loop van de dag.
De eerste doorslag van het aanwezigheidsformulier wordt de maand volgend op de maand van tewerkstelling opgestuurd naar het Waarborg en Sociaal Fonds Horeca, per brief of fax.
De tweede doorslag kan eventueel opgestuurd worden naar het sociaal secretariaat.
3. Waar moet het register voor werktijdregeling bijgehouden worden?
De werkgever moet het register voor werktijdregeling ter beschikking hebben op iedere plaats waar gelegenheidswerknemers worden tewerkgesteld en dit ongeacht de duur van de tewerkstelling.
Eenzelfde horecawerkgever kan derhalve over meerdere registers voor werktijdregeling beschikken indien hij op hetzelfde tijdstip op meerdere plaatsen gelegenheidswerknemers tewerkstelt. Bijvoorbeeld een traiteur die dezelfde avond op drie verschillende plaatsen een feest verzorgt, zal drie registers voor werktijdregeling moeten hebben indien hij op iedere plaats extra's tewerkstelt.
Ook wanneer u een beroep doet op een groot aantal extra's, zal u meerdere registers moeten bijhouden (een register bevat 30 identificatieformulieren).
Voorbeeld:
U werkt met 50 verschillende extra's die zo nu en dan inspringen tijdens piekmomenten. U zal minimum twee registers voor werktijdregeling moeten bijhouden omdat een register slechts 30 identificatieformulieren bevat.
Heeft u in de maand augustus 30 extra's nodig dan vult u in deel B drie werktijdregelingsformulieren in (het werktijdregelingsformulier bevat slechts 10 vakjes).
Makkelijkheidshalve maakt u gebruik van een apart register voor werktijdregeling per departement (extra's voor banket, extra's voor kamerdiensten, ...).
Opgelet! Het register bestaat niet uit meerdere delen; elke deel bestaat op zichzelf en heeft een apart nummer. De nummering van de bladzijden loopt niet door van het ene register naar het volgende indien u gebruik maakt van verschillende registers.
4. Kan een extra in meerdere registers vermeld worden ?
Ja. Een traiteur die normaliter met één ploeg werkt, heeft bijvoorbeeld in de loop van de maand juli op dezelfde avond twee feesten te verzorgen. De extra die gewoonlijk in zijn feestzaal tewerkgesteld wordt, wordt meegezonden met de kok die buitenshuis een feest verzorgt. Voor die extra zal in het tweede register voor werktijdregeling een identificatienummer en een werktijdregelingsformulier moeten ingevuld worden.
5. Het bewaren van het register
U dient het register te bewaren gedurende de ganse periode die aanvangt op de datum van de inschrijving van de laatste vermelding en die eindigt vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin de inschrijving is verricht.
Het moet op een gemakkelijk toegankelijke plaats bewaard worden zodat de toezichthoudende ambtenaren er op ieder ogenblik kennis van kunnen nemen. Om moeilijkheden te vermijden, raden wij u aan het register voor werktijdregeling alsook de andere sociale documenten (personeelsregister, arbeidsreglement, ...) te bewaren in de bedrijfslokalen en niet in de privéruimten. De Arbeidsinspectie kan namelijk op elk ogenblik van de dag en van de nacht binnenvallen in lokalen waar zij vermoeden dat er personen werken. Een voorafgaandelijke verwittiging is niet nodig.
6. Het register voor werktijdregeling is een sociaal document
Het register voor werktijdregeling is een sociaal document dat valt onder het toepassingsgebied van het K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten.
Indien u als werkgever uw verplichtingen met betrekking tot het bijhouden en bewaren van sociale documenten niet nakomt, riskeert u correctionele gevangenisstraffen en strafrechtelijke geldboetes. Administratieve geldboetes kunnen u eveneens worden opgelegd.
7. Hoe aanvragen?
U kan het register telefonisch aanvragen op het nummer 02/513.49.79 of via het contactformulier op deze site.
Vermeld steeds het RSZ-nummer van de onderneming.
